Projetos e produtos começam no planejamento, não na execução. Por isso, antes de iniciar a execução, é preciso mapear e definir pontos como: orçamento, prazos, distribuição, responsabilidades e recursos.

Dedicar um tempo hábil para esses planejamentos é extremamente precioso, e essa etapa é denominada escopo. Entenda nesse artigo o que é escopo de projetos e do produto e a sua importância. 

Qual a definição de escopo?

Definir o que é necessário é o primeiro passo para estabelecer um cronograma. Essa definição atravessa etapas de mapeamento e análises, tanto de prazos quanto recursos. Essas etapas irão ajudá-lo a definir o trabalho que precisa ser feito – ou seja, definir o escopo do projeto. Uma vez  definido, designe tarefas e forneça a sua equipe a direção que eles precisam para entregar o projeto no prazo e no orçamento.

A declaração do escopo também fornece ao gerente de projeto da equipe diretrizes para tomar decisões sobre solicitações de mudança durante o projeto. É natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho, de modo que quanto melhor for o “escopo” no início, melhor será a capacidade de gerenciar a mudança.

Ao documentar o alcance de um projeto, portanto, as partes interessadas devem ser tão específicas quanto possível, a fim de evitar problema no escopo, uma situação em que uma ou mais partes de um projeto acabam exigindo mais trabalho, tempo ou esforço por causa do mau planejamento ou falta de comunicação.

Como parte da gestão do escopo, o gerente de projeto deve solicitar aprovação e assinaturas das várias partes interessadas à medida que o projeto prossegue, garantindo que o projeto concluído atenda às necessidades de todos.

O que é escopo de projeto?

Um escopo de projeto aborda todo o detalhamento de um trabalho que se faz necessário para a entrega do produto final alinhado às expectativas do cliente.

Enquanto o do produto visa compreender as características que o produto deve ter e as competências que deve cumprir, o de projeto é o mapeamento dos esforços e requisitos para construir essas características no produto final.

Portanto, defina o escopo do produto para então determinar os aspectos do projeto. Saiba o que deve ser entregue ao cliente para assim, definir como será feito.

A importância do escopo do projeto

Através do detalhamento do escopo do projeto, conseguimos nos aprofundar nos demais detalhes da área de Gestão de Projetos, por exemplo: gerenciamento de riscos, custos, recursos, gestão de cronograma e qualidade.

“A definição do escopo de maneira micro, primeiramente nós temos a visão do produto do cliente, mas ainda não sabemos nas minúcias o que será feito de fato, qual o comportamento, as regras de negócios todas. Ao contrário que muitas pessoas falam, não é o fechamento do escopo, por que quando você fecha o escopo você não dá a chance de o cliente mudar, porém ele pode mudar, é saudável que mude, desde que todas as alterações de escopos sejam bem documentadas e controladas para que não exceda orçamento e as expectativas do cliente, dessa forma ele fica a par do que está sendo feito,” explica Roger Florzino, Gerente de Projetos da Doutbox.

Além disso, existem pontos focais em que um gerenciamento de escopo adequado pode trazer benefícios a todas as áreas incluídas no processo. Por exemplo:

Melhoria na comunicação: Por ser documentado, o escopo serve como guia para o trabalho. Isso melhora e unifica a comunicação entre as partes envolvidas, afinal todos seguirão os mesmos preceitos;

Impacto positivo na satisfação do cliente: Em um cenário em que não há desalinhamento entre a expectativa do cliente e o produto final, a satisfação é garantida. Essa satisfação faz com que o cliente desenvolva uma imagem positiva da sua marca ou empresa, o que, por  sua vez, o fideliza e o torna difusor dos produtos;

Mitigação de erros: O gerente de projetos deve nortear suas atividades com o princípio de entregar o que foi determinado. Portanto, mapear quaisquer desvios, custos extras e imprevistos é parte de suas responsabilidades. Assim, evita erros e não frustra a equipe e os clientes finais;

Evita mudanças indesejadas: Caso o escopo possua uma definição pobre, ou que não compreenda todas as atividades e esforços detalhadamente, mudanças podem ocorrer. A chance de que uma mudança impacte negativamente no produto final ou na satisfação do cliente é real.

Conseguiu compreender a importância do escopo e o seu significado? Qualquer dúvida entre em contato com a gente!