Neste conteúdo, exploramos algumas dicas para ajudar profissionais que seguem metodologias ágeis, Scrum Masters e suas equipes a otimizar suas sessões de sprint planning e review.

Reuniões de Sprint Planning e Review são ferramentas usadas no Scrum (metodologia ágil) para organizar times ágeis em suas tarefas. As atividades da equipe são divididas em sprints de planejamento ou revisão e avaliados rotineiramente para identificar possíveis gargalos e problemas.

Continue lendo para saber mais sobre essa rotina de times ágeis.

Como organizar reuniões de sprint planning e sprint review?

As metodologias de gerenciamento ágil ou agile ajudam empresas a cultivar a inovação, aprimorar a qualidade e acelerar o lançamento de novos produtos no mercado, mantendo as empresas competitivas. Cada vez mais, organizações vêm adotando essas ferramentas ágeis para gerenciar o desenvolvimento de software e outros projetos não relacionados à TI.

O Scrum, uma estrutura ágil, possui o sprint como ferramenta principal - um curto período em que as equipes concluem tarefas pré-definidas. Cada sprint começa com uma reunião de planejamento (sprint planning) e termina quando as equipes compartilham e analisam seu trabalho concluído durante uma revisão do sprint (sprint review). No entanto, planejar e encerrar um Sprint nem sempre é fácil.

Neste conteúdo, exploramos algumas dicas para ajudar profissionais que seguem metodologias ágeis, Scrum Masters e suas equipes a otimizar suas sessões de sprint planning e review.

O que é o framework Scrum?

Scrum é um framework dentro da metodologia Agile que ajuda equipes colaborativas a resolver problemas complexos. O Scrum usa o processo de revisar e aprimorar em sprints para transformar pequenas tarefas em entregáveis valiosos e úteis, chamados de incrementos.

Para criar produtos ou serviços que os clientes valorizam, as equipes Scrum buscam e incorporam o feedback do cliente à medida que trabalham em cada sprint, e não apenas como controle de qualidade no final do projeto.

Quais são os valores do Scrum?

O framework Scrum possui alguns valores principais importantes para guiar o comportamento e a mentalidade de todos os envolvidos no projeto. Esses valores são:

•  Comprometimento e foco da equipe

Os membros da equipe Scrum se comprometem em alcançar seus objetivos e entregar resultados de alta qualidade, priorizando o trabalho e assumindo responsabilidade por suas ações. As equipes trabalham juntas para superar obstáculos e focam em atividades valiosas para o progresso do projeto.

•  Transparência

Os membros da equipe Scrum são transparentes em sua comunicação e tomada de decisão, valorizando o feedback e admitindo erros quando necessário. Eles dão visibilidade ao trabalho usando gráficos e quadros para mostrar o progresso das tarefas.

•  Abertura à mudança

Os membros da equipe Scrum não têm medo de correr riscos, falar quando necessário e tomar decisões difíceis. Eles valorizam o feedback do cliente e estão dispostos a adaptar o projeto conforme as mudanças no mercado e nas necessidades do cliente.

•  Respeito pelos colegas de equipe

Os membros da equipe Scrum tratam uns aos outros com respeito, empatia e gentileza, reconhecendo as habilidades e perspectivas únicas de cada membro. Eles valorizam a diversidade e a inclusão no ambiente de trabalho.

As metodologias Agile e Scrum promovem a auto-organização das equipes, com líderes e Product Owners apoiando para que atinjam seu melhor desempenho e se alinhem aos objetivos do projeto, em vez de impor controle externo.

Como funciona a metodologia Scrum?

Um time Scrum possui um backlog do produto (uma lista priorizada de atividades). Geralmente, esses itens são puxados para o backlog da sprint quando o time acredita que o item pode ser concluído. O time itera (revisa e aprimora) sobre essas atividades, recebendo comentários do cliente e de outros interessados, e inclui essas ideias nos itens de trabalho do sprint até que eles sejam concluídos no final do sprint.

O produto ou resultado final é chamado de incremento. O incremento, o backlog do produto e o backlog do sprint formam os artefatos do Scrum, os documentos e atividades que rastreiam o progresso de um sprint.

Como é formado um time de Scrum?

Times de Scrum normalmente  são formados pelo Product Owner (responsável pelo produto ou parte dele), o Scrum master ou líder da equipe e desenvolvedores, designers, testadores e analistas de negócios necessários para concluir o projeto ou a entrega.

O que é Sprint?

O gerenciamento de projetos com o método Scrum gira em torno da sprint, uma lista de tarefas a ser realizada em um período que normalmente dura de duas a quatro semanas. Um sprint normalmente inclui cinco reuniões, chamadas de "eventos" no Scrum:

•  Backlog refinement (refinamento do backlog)

•  Sprint planning (planejamento da sprint)

•  Daily scrum meetings (reuniões diárias scrum)

•  Sprint review (revisão da sprint)

•  Sprint retrospective (retrospectiva da sprint)

Os sprints são uma parte fundamental do framework Scrum e fornecem uma cadência regular para a equipe entregar valor aos seus stakeholders.

A equipe Scrum trabalha em conjunto para alcançar o objetivo do sprint, que é uma declaração curta que descreve o que a equipe pretende realizar durante o sprint.

O que é uma reunião de sprint planning?

Uma reunião de sprint planning (planejamento) ajuda a equipe a decidir qual trabalho será executado durante o sprint, também chamado de objetivo do sprint. No planejamento, a equipe escolhe itens do backlog do produto, a lista detalhada de recursos e tarefas necessárias para concluir o objetivo do produto ou projeto, e os adiciona ao seu backlog de sprint.

A equipe, então, procura por dependências entre os itens de trabalho. O trabalho para cada item é estimado e ajustado posteriormente, se necessário.

Finalmente, a equipe aprende com o Product Owner (ou decide depois) os critérios de aceitação para os entregáveis, ou seja, os critérios que definem que o projeto foi finalizado com sucesso.

Como é uma reunião de sprint planning?

Durante o sprint planning, toda a equipe se reúne para priorizar e planejar o trabalho para a sprint. O objetivo do sprint planning é definir o que a equipe entregará durante a próxima sprint e como eles o realizarão.

O Product Owner ou Líder da iniciativa trabalha em conjunto com a equipe para definir os objetivos da sprint. Em seguida, a equipe decide o que fará na sprint e como concluirá o trabalho. Pense como aquela conversa que o técnico tem com os jogadores no vestiário, planejando o que será feito.

Quem participa da reunião de sprint planning e qual deve ser sua duração?

Uma reunião de sprint planning inclui o Product Owner, o líder Scrum, a equipe de desenvolvimento e qualquer pessoa considerada parte da equipe Scrum.

Os eventos de planejamento de sprint podem durar de meia hora a uma hora, mas no máximo oito horas. Como guia, sugerimos reservar de uma a duas horas para o planejamento a cada semana do sprint, mas o importante é sempre revisar o conteúdo da reunião para ver se o tempo está de acordo - ela pode até mesmo ter menos de uma hora em alguns casos.

Dicas para fazer um sprint planning eficiente

Implementar uma transformação ágil leva tempo e esforço. Aqui estão algumas dicas para uma reunião produtiva de planejamento de sprint:

•  Use um board compartilhado

Tenha uma área de trabalho dedicada onde a equipe possa colaborar. As equipes precisam de um espaço onde possam conversar facilmente, ajudar um ao outro e dar suas ideias em voz alta ou por escrito. Esse espaço também pode ser usado como ferramenta ágil, com itens organizados em bloquinho de notas ou rastreados em um quadro Kanban.

•  Se prepare para a reunião

Você é o Product Owner? Antes da reunião de planejamento, esteja preparado para importar problemas do Jira e ideias que surgiram em retrospectivas para seu board Agile. Comece com um backlog bem refinado e ideias claras para incrementos do produto. Não perca tempo distraindo as pessoas com itens concluídos ou que não são tão prioritários.

•  Defina metas claras

Apresente o objetivo do sprint durante a reunião de planejamento, para que todos iniciem seu trabalho do sprint visando uma meta em comum. Introduzir um objetivo na metade do sprint pode ser tarde demais.

•  Todos de acordo

Para equipes novas, crie um acordo para o trabalho em equipe. Use um modelo como este "team agreement template" para elaborar e comunicar objetivos acordados.

•  Defina a entrega final

Estabeleça uma definição clara do que é esperado como a "entrega finalizada" para ajudar as pessoas a saberem o que devem efetivamente fazer e o nível de qualidade desejado. Definições claras de objetivo do sprint reduzem mal-entendidos e eliminam desculpas.

•  Comunique os critérios de aceitação

Certifique-se de que todos os itens do backlog tenham critérios de aceitação claros. As pessoas precisam saber a que nível de qualidade trabalhar e quando considerar seu trabalho concluído.

•  Promova uma cultura Agile compartilhada

Equipes novas precisam de treinamento em princípios e práticas Agile. Assim, você garante que todos estejam trabalhando com os mesmos valores Agile desejados. Certifique-se de que todos na equipe estejam atualizados para que entendam os objetivos pelos quais a equipe está trabalhando.

•  Mantenha as reuniões curtas

Certifique-se de que as reuniões sejam produtivas e mantenham as discussões focadas no tema principal. As pessoas vão preferir se engajar mais em reuniões que não são uma verdadeira perda de tempo.

•  Quebre o gelo

Embora as reuniões devam ser concisas e focadas no tema, atividades quebra-gelo podem ser incorporadas para que novos membros da equipe possam se conhecer e as equipes existentes possam se reconectar e se manter em sincronia.

•  Limite as 'dívidas técnicas'

Dívidas técnicas, códigos antigos, trabalhos de correção e práticas improvisadas podem impedir o progresso em novos itens.

O que é sprint review?

O sprint review ocorre no final de um Sprint. Durante a revisão, o Product Owner ou líder do projeto apresenta e avalia se as equipes atingiram o objetivo do sprint. O PO garante que cada história de usuário ou entrega atenda aos critérios pré definidos.

Membros da equipe e partes interessadas externas participam e podem fazer comentários e perguntas sobre os resultados do sprint. Uma reunião de sprint review também permite que as equipes socializem e celebrem seu sucesso, construindo um workflow Agile eficiente.

Como é uma reunião de sprint review?

A reunião de sprint review demonstra e avalia o trabalho da equipe durante o sprint anterior. O Product Owner compara recursos e itens de trabalho aos critérios de aceitação para determinar se o trabalho está completo e se o produto ou entrega pode ser enviado conforme está. Outras partes envolvidas fornecem feedback sobre o produto.

As equipes podem ajustar o backlog do produto de acordo com os resultados da revisão. A equipe também usa a reunião de sptint review para celebrar suas conquistas durante o sprint dando espaço para a união da equipe.

Quem participa da reunião de sprint review e qual deve ser sua duração?

Toda a equipe Scrum e partes envolvidas convidadas devem participar da reunião de revisão, preferencialmente ao mesmo tempo, seja pessoalmente ou em uma reunião remota.

Em geral, uma reunião de sprint review deve durar no máximo 4 horas. O ideal é planejar cerca de uma hora de revisão para cada semana do sprint.

Qual a diferença entre sprint review e retrospectiva?

Uma reunião de sprint review precede a retrospectiva de sprint. Embora sejam semelhantes em estrutura, têm objetivos diferentes.

O sprint review destina-se a demonstrar e celebrar os resultados do trabalho de um sprint. Inclui a equipe e outras partes interessadas. Durante a reunião de revisão, o proprietário do produto ou da iniciativa determina se a equipe atingiu o objetivo do sprint e se o resultado atende aos critérios de aceitação.

Por outro lado, uma retrospectiva de sprint concentra-se na eficácia e eficiência da equipe durante o sprint. Considera os processos e o que funcionou e o que poderia ser feito de maneira diferente.

Uma retrospectiva permite que a equipe planeje melhorias de processos, continue com práticas bem-sucedidas ou desenvolva novas.

Dicas para fazer um sprint review eficiente

Fazer uma revisão ao final de um sprint dá aos membros da equipe espaço para refletir e celebrar seu trabalho. Aqui estão algumas dicas para a realização de reuniões de sprint review bem sucedidas e envolventes:

•  Faça dela uma experiência compartilhada

Reúna-se com toda a equipe, mesmo que parte da equipe trabalhe remotamente. Transformar esse ritual ágil em uma reunião colaborativa garante que os membros da equipe se engajem e sejam ouvidos.

•  Organize uma retrospectiva à parte

Embora ambas as sessões ágeis sejam um momento de reflexão, uma reunião de retrospectiva foca em como a equipe trabalhou em conjunto, incluindo processos e fluxos de trabalho internos. As sprints review são todas sobre o produto - o que foi lançado e se ele atende às necessidades do cliente.

•  Documente suas conquistas

Faça pequenos vídeos de demonstração e onboarding do produto para que as pessoas em diferentes fusos horários possam compartilhar do sucesso. Os membros da equipe também poderão voltar mais tarde para relembrar as conquistas e encontrar inspiração para trabalhos futuros

•  Se mantenha dentro do tempo estipulado

Planeje o tempo de sua reunião de sprint review. Pode ser que tenha muita coisa boa para compartilhar. Assim como você limita suas reuniões de planejamento, mantenha uma agenda para a reunião de sprint review e não deixe a reunião continuar sem fim...

•  Se concentre no usuário

Demonstre somente itens que satisfaçam os requisitos e critérios da história do usuário. Quando você dedica tempo aos itens de trabalho que não atendem aos critérios, você desperdiça o tempo de todos.

•  Comemore em equipe

Use a reunião de sprint review como um momento de celebração da equipe. Uma revisão de sprint bem feita constrói o moral, alimenta o esforço colaborativo e a inovação contínua do time.

Conclusção

Assim como um bom planejamento prepara sua equipe para um sprint produtivo, uma reunião de revisão bem conduzida prepara o terreno para futuras conquistas. Na Doutbox, valorizamos esses ritos em nossos projetos, adotando-os como parte essencial de nossa metodologia. Ao priorizarmos um planejamento cuidadoso e reuniões de revisão eficazes, garantimos não apenas entregas bem-sucedidas, mas também um ambiente de trabalho colaborativo e focado no progresso contínuo.